....So können Sie am digitalen Arbeitsplatz produktiver arbeiten..How to be more productive at your digital workspace.... / by Antonio Vitolo

 Mehr Produktivität am digitalen Arbeitsplatz!

….Wer ein Unternehmen führt, weiß wieviele Aufgaben anfallen können und wie stressig es sein kann, diese zu bewältigen. Glücklicherweise ist es in unserer heutigen Zeit dank der Vielzahl an technologischer Hilfsmittel leichter als jemals zuvor, Produktiv zu bleiben. Projekte planen, Termine verwalten & kommunizieren - all das findet bei den meisten von uns mittlerweile am Smartphone statt. Der digitale Arbeitsplatz. ..As the leader of a company you know how many tasks can be incurred and how stressful it can be to handle them. Fortunately, thanks to the variety of technological aids, it is easier than ever to stay productive in our time. Planning projects, managing appointments & communicating - all that is happening on our smartphone nowadays. Our digital workplace. ….

….Heute möchte ich mit Ihnen teilen, wie ich meinen digitalen Arbeitsplatz verwalte, um meinen Kopf für das freizuhalten, was wirklich zählt. Erfahren Sie, welche Apps Sie nutzen können. Aber vergessen Sie nicht: was für mich funktioniert, ist nicht zwingend das richtige für Sie! ..Today I want to share with you how I manage my digital workplace to keep my head clear for what really matters. Learn which apps you can use. But do not forget: what works for me is not necessarily the right one for you!….

….Aus Erfahrung kann ich sagen, dass man sich erstmal durch ein paar Apps probieren muss und auch immer dabei im Hinterkopf behalten sollte, dass diese keine Wunderwerkzeuge sind, sondern lediglich dabei helfen, mehr Organisation im Arbeitsalltag zu behalten (und als positiven Nebeneffekt auch Papiermüll zu sparen). ..From experience, I can say that you have to first try through a few apps and always keep in mind that these are not miracle tools, but only help you to stay more organizatied in the workday (and as a positive side effect you’ll avoid paper waste, too). ….

….DIE GOOGLE G SUITE..THE GOOGLE G SUITE….

….Wer die Software-Produkte von Google bisher noch nicht nutzt, der sollte nicht länger warten, diese auszuprobieren. Die G Suite bietet eine Vielzahl an Werkzeugen, die einem das Arbeitsleben leichter machen. ..If you do not yet use Google's software products, you should not wait any longer to try them out. G Suite offers a variety of tools to make working life easier. ….

….Erstellen Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Termine und verwalten Sie Kontakte. E-Mails senden können Sie natürlich über den Client Gmail. Das Tolle daran: alle Apps können Sie auf Ihrem Smartphone herunterladen und mit Ihrem Desktop synchronisieren. So haben Sie immer alle wichtigen Daten griffbereit und können diese jederzeit bearbeiten und zwischenlagern. Und Synchronisation ist hierbei wirklich ausschlaggebend. Die Vielzahl an Werkzeugen, die Sie geräteübergreifend verwenden können, erleichtert die Organisation von einigen Arbeitsbereichen. ..Create documents, spreadsheets, presentations, appointments and manage contacts. You can of course send emails through the client Gmail. The great thing about it: all the apps you can download on your smartphone and sync with your desktop. This way, you always have all the important data at your fingertips and can edit and store them at any time. And synchronization is really crucial here. The variety of tools that you can use across devices makes it easier to organize different workspaces. ….

….Mit der G Suite können Sie zum Beispiel:..Wwith G Suite you can:….

  • ….E-Mails versenden mit Gmail..Send emails with Gmail….

  • ….Termine verwalten mit dem Google Kalendar..Manage appointments with Google Calendar….

  • ….Daten speichern mit Google Drive..Save data with Google Drive….

  • ….Dokumente erstellen mit Google Docs..Create documents with Google Docs….

  • ….Tabellen erstellen mit Google Sheets..Creating spreadsheets with Google Sheets….

….Diese sind nur einige der vielen Funktionen die Ihnen zur Verfügung stehen. Die Software gibt es für jeden Google Nutzer völlig kostenlos. Falls man als Unternehmen einen größeren Umfang und mehr Speicher benötigt, so gibt es die kostenpflichtige G Suite für den Arbeitsplatz. ..These are just a few of the many features available to you. The software is completely free for every Google user. If you need a larger scale and more memory as a company, there is the fee-based G Suite for the workplace. ….

….Sie Arbeiten in einem Team oder müssen Dateien mit Ihren Mitarbeitern teilen? Kein Problem. Alle Projekte, sowie Ordner in Ihrem Drive können Sie freigeben und mit Kollegen und Kunden teilen. ..Do you work in a team or need to share files with your employees? No problem. All projects, as well as folders in your drive, you can share with colleagues and customers. ….

….TOOLS FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT..TOOLS FOR PROJECT MANAGEMENT….

….Projekte können sehr umfangreich ausfallen und manchmal ist es schwer einen Überblick über alle Bereiche und Aufgaben zu behalten. Fakt ist, dass man alleine mit Post-Its vielen Projekten hilflos ausgeliefert wäre. Hier gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen, ich fange allerdings mit dem Tool an, welches mir persönlich am besten gefällt. ..Projects can be very extensive and sometimes it is difficult to keep track of all areas and tasks. The fact is that you alone would be helpless in many projects by just using Post-Its. There are a variety of tools, but I start with the tool, which I personally like the most. ….

ASANA

….Die meisten Projektmanagement Tools bieten zwar viele Möglichkeiten der Verwaltung, sind jedoch oft unübersichtlich. Asana hingegen erleichtert das Arbeiten mit einer einfachen Benutzeroberfläche und guter Übersichtlichkeit. Unterteilen Sie Projekte in Teilbereiche und erstellen Sie dafür jeweils Aufgaben. Natürlich ist es möglich Fälligkeitsdaten einzurichten und relevante Dateien für das jeweilige Projekt hochzuladen. ..While most project management tools provide many management capabilities, they are often confusing. Asana, on the other hand, makes working easier with a simple user interface and clear overview. Divide projects into sections and create tasks for each. Of course it is possible to set up due dates and to upload relevant files for the respective project. ….

….Besonders interessant ist Asana auch, falls man Projekte mit anderen Teammitgliedern bewältigt. Diese können Zugriff erhalten und so kann man auf einfachste Weise kommunizieren, Aufgaben zuteilen und zusammenarbeiten. Eine App-Version für das Smartphone gibt es selbstverständlich auch. ..Asana is also particularly interesting, if you manage projects with other team members. You can grant them access and so you can easily communicate, assign tasks and work together. Of course, there is also an app version for the smartphone. ….

….Asana gibt es in der kostenlosen Version und in kostenpflichtigen Abonnements. Meine Erfahrung beschränkt sich bisher auf die kostenfreie Variante. Wer sich über den vollen Funktionsumfang erkundigen möchte, der kann sich auf der Unternehmensseite von Asana erkundigen. ..Asana is available in the free version and in paid subscriptions. My experience is limited to the free version. If you want to find out about the full range of functions, you can check on the company website of Asana. ….

….PREIS..PRICE….

….ab 0€..from 0€….

….VORTEILE..PROS….

  • ….Übersichtlich..clear user-interface….

  • ….einfach zu bedienen..user-friendly….

  • ….besonders geeignet für Teamarbeit..suited for team-work….

TRELLO

….Diese App bietet im Prinzip dieselben Funktionen wie Asana, spricht aber einfach ein anderes Zielpublikum an. Das äußert sich in einem allgemein bunteren Look, was ich persönlich als etwas störend empfinde. Die Benutzeroberfläche kann manchmal etwas chaotisch erscheinen, was jedoch einfach Geschmackssache ist. ..This app basically has the same features as Asana, but simply targets a different target audience. This manifests itself in a generally more colorful look, which I personally find somewhat annoying. The user interface can sometimes seem a bit chaotic, which is simply a matter of taste. ….

….Auch in dieser App lassen sich für die einzelnen Projekte Teilbereiche und Aufgaben erstellen. Diese kann man sowohl im Team, als auch alleine bearbeiten. Eine Funktion hebt Trello allerdings doch etwas ab. Auf der Startseite erhält man eine Übersicht über alle zu erledigenden Aufgaben aus allen anstehenden Projekten. Dies ist besonders hilfreich, wenn man mehrere Projekte verwalten möchte. Wer also beim Projektmanagement etwas mehr Farben sehen möchte, der wählt wohl lieber Trello. ..In this app, sub-sections and tasks can be created for the individual projects. These can be edited both in a team and alone. One feature, however, sets Trello apart. On the start page you get an overview of all tasks to be completed from all upcoming projects. This is especially helpful if you want to manage multiple projects. So if you want to see more colors in project management, you better choose Trello. ….

….PREIS..PRICE….

….ab 0€..from 0€….

….VORTEILE..PROS….

  • ….Feed mit Aufgaben-Übersicht..feed shows task overview….

NOTION

….Die Anzahl an Funktionen & Möglichkeiten in Notion ist nahezu überwältigend. Das ist einer der Gründe, weshalb ich diese App anfangs eigentlich eher ungerne genutzt habe. Wenn man sich aber einmal die Zeit nimmt, um sich Notion seinen Bedürfnissen entsprechend anzupassen, dann lässt sich daraus nahezu ein digitales Hauptquartier für sein Unternehmen einrichten. ..The number of features & possibilities in Notion is almost overwhelming. That's one of the reasons why I did not like this app at first. But if you take the time to adjust Notion to your needs, you can almost build a digital headquarters for your business. ….

….Eine einfache CRM-Funktion, sowie ein Kalender, To-Do-Listen & Gesprächsnotizen sind nur einige der vielen Optionen von Notion. Es lassen sich Aufgaben erstellen, welche man mit Teamkollegen teilen kann. Das Hochladen von Dateien ist natürlich auch Möglich. Der volle Umfang an Funktionen ist enorm und diesen möchte ich auch nicht in diesem Artikel behandeln. Wenn die Faktoren Zeit und Übersicht eine eher untergeordnete Rolle bei der Auswahl Ihres Tools spielen, dann empfehle ich Notion. Es ist ein echtes Schweizer Taschenmesser unter den Produktivitäts-Apps. ..A simple CRM feature, as well as a calendar, to-do lists & conversation notes are just a few of Notion's many options. You can create tasks that can be shared with teammates. Of course, uploading files is also possible. The full range of features is enormous and I do not want to cover it in this article. If the factors time and overview play a rather subordinate role in the selection of your tool, then I recommend Notion. It's a real Swiss Army knife among the productivity apps. ….

….PREIS..PRICE….

….ab 0€..from 0€….

….VORTEILE..PROS….

  • ….sehr viele Funktionen..many functions….

TODOIST

….Sie suchen eigentlich nur eine einfache To-do-liste für unterwegs? Todoist kann das! Als App für das Smartphone und für den Desktop lassen sich für verschiedene Arbeits- und Lebensbereiche Aufgaben erstellen und bequem von überall aus abhaken. ..Are you just looking for a simple to-do-list on the go? Todoist can does exactly that! As an app for the smartphone and for the desktop, tasks can be created for different fields of work and live and they can also be conveniently checked off from anywhere. ….

….Aufgaben können priorisiert werden und mit einem Fälligkeitstermin versehen werden. Die Erinnerungsfunktion für zu erledigende Aufgaben steht einem allerdings erst in der kostenpflichtigen Variante zur Verfügung. ..Tasks can be prioritized and marked with a due date. However, the reminder function for tasks is only available in the paid version. ….

….Als kleines, und eher spaßiges Extra sammeln Sie mit Ihren abgehakten Aufgaben sogenannte Karma-Punkte. Wer also bei der Bewältigung seines Arbeitstages auch den Belohnungseffekt sucht, für den ist Todoist genau das Richtige. ..As a small, and rather fun extra you collect so-called karma points with your checked off tasks. So, if you are looking for the reward effect when you are working on your workday, then Todoist is just right for you. ….

….PREIS..PRICE….

….ab 0€..from 0€….

….VORTEILE..PROS….

  • ….sehr einfach zu bedienen..very easy to use….

….Finden Sie heraus, welche App Ihnen hilft am produktivsten zu Arbeiten. Der Aufbau Ihrer Marke oder Ihres Unternehmens erfordern dauerhaft einen klaren Kopf und vollen Fokus. Es ist also eine große Hilfe zu wissen, welche technischen Hilfsmittel einem das Leben erleichtern können. Kennen Sie weitere Apps? Wie bleiben Sie produktiv?..Find out which app helps you to be the most productive. Building your brand or business permanently requires a clear mind and full focus. So it's a great help to know which technical tools can make your life easier. Do you know other apps? How do you stay productive?….